La simplicité de l’interface de Gmail peut décontenancer au premier abord. Il faut chercher un peu pour découvrir les outils permettant de classer automatiquement les messages que vous recevez et envoyez.
Mode d’emploi !
1) Créez un premier libellé
Connectez-vous à votre compte Google (https://accounts.google.com) et cliquez sur l’intitulé Gmail dans le menu supérieur pour accéder à votre messagerie. Pour créer un libellé, autrement dit un dossier, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée située en haut à droite de l’écran puis sur Paramètres. Cliquez sur l’onglet Libellés puis sur Nouveau libellé. Donnez un nom à ce dossier et cliquez sur Créer : le libellé s’affiche sous le bouton Nouveau libellé. Vous pouvez y enregistrer vos premiers mails.
2) Classez vos mails
Si vous souhaitez déplacer des mails dans ce nouveau dossier, cliquez sur l’intitulé « Boite de réception » dans le volet gauche de la fenêtre puis sur le message à transférer. Dans la barre d’icônes supérieure, cliquez sur « Déplacer vers » et sélectionnez le dossier nouvellement créé. Le mail est aussitôt déplacé. Pour accéder au contenu d’un libellé, cliquez sur le nom du dossier dans le volet latéral de Gmail. S’il n’apparaît pas, déroulez le « menu Plus » pour quitter le mode d’affichage condensé.
3) Créez des sous-dossiers
De manière à y voir plus clair encore, Gmail vous permet d’ajouter des sous-dossiers dans un libellé. Pour ce faire, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée et sur « Paramètres ». Placez-vous sur l’onglet « libellés » et cliquez sur l’option « Nouveau Libellé ». Donnez un nom au dossier et cochez la case « Imbriquer le libellé sous ». Déroulez ensuite le menu intitulé « Veuillez sélectionner un libellé parent ». Sélectionnez, pour finir, le nom du dossier qui abritera le libellé. Vous pouvez définir plusieurs niveaux de dossiers dans chaque libellé.
4) Automatisez le filtrage
Il serait long et fastidieux de classer chaque mail à la main. Pour automatiser cette tâche, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite de l’écran puis sur « Paramètres ». Activez ensuite l’onglet « Filtres » et cliquez sur « Créer un ftltre ». Pour classer le message d’un collègue de travail dans le dossier Boulot, indiquez par exemple l’adresse de votre employeur ( @nom de l’employeur) dans le champ « Expéditeur » (De).
5) Aiguillez automatiquement chaque mail dans le bon dossier
Cliquez maintenant sur le lien « Créer un filtre à partir de cette recherche ». Dans la fenêtre suivante, cochez l’option « Appliquer le libellé ». Déroulez ensuite le menu Sélectionner un libellé, cliquez sur le dossier ou le sous-dossier qui accueiltera les messages. Pour finir, cliquez sur le bouton « Créer un filtre ». Vous pouvez transmettre ce filtre à un collègue qui utilise lui aussi Gmail. Retournez pour cela dans les paramètres de la messagerie. Placez vous sur l’onglet « Filtres », sélectionnez la règle que vous venez de créer et cliquez sur le bouton » Exporter » pour générer un fichier mailFilters.xml.
6) Combinez les critères et les règles de filtrage
Reprenez l’étape 4. Lorsque vous êtes dans la section Créer un filtre, vous avez le choix des critères: entrez un ou plusieurs noms de destinataires (À) ou l’objet du message, précisez s’il doit ou non contenir une pièce jointe en cochant la case située en bas du formulaire, s’il renferme un terme précis, etc. Il est possible de combiner les critères dans un filtre, en imposant la présence d’un mot-dé et en excluant d’autres termes.
7) Composez des règles de filtrage
Quand tous les critères sont en place, cliquez sur la commande créer un filtre à partir de cette recherche. Vous devez ensuite indiquer le traitement qui sera appliqué aux messages qui répondent à vos critères de tri. Vous pouvez marquer les mails comme lus, activer le suivi, supprimer le message, le signaler comme important etc…Il est également possible de combiner plusieurs règles, par exemple en activant le suivi du mail tout en le marquant comme Important.
8) Relayez des mails vers une seconde adresse
Pour transférer un mail vers une seconde boîte de messagerie, créez un filtre contenant l’adresse de l’expéditeur (De). Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert, indiquez l’adresse de ce second compte, cliquez sur Suivant, Contiruer et OK. Réceptionnez le code de confirmation qui vous a été envoyé sur l’adresse de transfert, copiez-le dans le presse-papiers et collez le dans le champ.
Validez. Placez-vous sur l’onglet Filtres, cliquez sur Modifier et Continuer. Cochez la case Transférer à, sélectionnez l’adresse de transfert et cliquez sur Mettre à jour le filtre.
9) Archivez les pièces jointes
Pour archiver une pièce jointe, commencez par créer un nouveau filtre en cliquant sur Paramètres, Filtres puis Créer un filtre. Entrez l’adresse mail de l’expéditeur (De) et cochez l’option Contenant une pièce jointe. Cliquez ensuite sur le bouton Créer un filtre à partir de cette recherche. Cochez la case Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver) puis cliquez sur Créer un filtre. Désormais, tous les messages émanant de cet expéditeur et contenant une pièce jointe seront automatiquement transférés dans le libellé Tous les messages, accessible depuis le menu déroulant Plus. Vous pouvez en faire de même avec tous les mails contenant une pièce jointe.
Il suffit de créer un nouveau filtre mais cette fois sans indiquer d’adresses d’expéditeurs.
10) Filtrez les mails sortants
Créez un nouveau filtre et indiquez l’adresse du destinataire dans la zone de saisie A. Cliquez sur Créer un filtre à partir de cette recherche. Indiquez ensuite le libellé dans lequel seront conservés les messages sortants.
Vous pouvez les marquer comme étant des mails importants ou les transférez vers une autre adresse.
Gmail a soigné son appli mobile
Bien que l’application Gmail pour smartphones et tablettes s’avère plus légère que sa grande soeur sur ordinateur ou que la version Web, elle reprend toutefois à son compte la notion de libellés. Vous retrouvez ainsi les dossiers que vous avez créés avec Gmail. Il est possible d’associer une notification sonore distincte pour chaque dossier ou d’activer le vibreur du smartphone. En fonction des règles de filtrage mises en place, une alerte sonore ou une vibration vous aidera à identifier le type de messages reçus ou leurs auteurs. Vous pouvez récupérer automatiquement les messages reçus au cours des 30 derniers jours: ceux-ci seront copiés sur votre appareil mobile lorsque vous accéderez à votre compte depuis une borne Wi-Fi ou en 3G. Gmail mobile permet de gérer plusieurs comptes et de recevoir photos et vidéos en pièce jointe.
