Bureautique 2013 : Comment s’y retrouver – Mise au point
La suite bureautique de Microsoft ne présente finalement qu’un défaut, mais il est de taille pour les particuliers et les petites entreprises: son prix élevé (de 140 €à 539 €par ordinateur selon les versions). Il existe heureusement des alternatives gratuites et efficaces pour éditer, corriger, traduire et partager ses documents bureautiques. Même Microsoft en propose!
Office doit affronter une concurrence de plus en plus affûtée. Aux logiciels gratuits traditionnels, que l’on télécharge et que l’on installe sur un ordinateur, s’ajoute désormais une foule de services en ligne, allant de la suite bureautique au traducteur, en passant par les outils de conversion en PDF. Les connexions Internet haut débit modifient en profondeur la relation à la bureautique.
Microsoft propose d’ailleurs en plus de sa suite Office 2013, une version gratuite, exclusivement accessible sur Internet. Office Web Apps reprend les fonctionnalités de base d’Office, de quoi satisfaire les besoins de nombreux utilisateurs.
SkyDrive, le service de stockage dans le cloud de Microsoft héberge les documents (dans la limite de 7 Go) que vous créez avec les versions en ligne de Word, Excel, Power Point et OneNote. La conversion de Microsoft au modèle gratuit ne doit rien à la philanthropie de son fondateur, Bill Gates. Elle constitue une réponse à l’incursion de Google sur le terrain des outils bureautiques.
Car le géant d’Internet multiple les initiatives pour inciter le grand public et les entreprises à héberger leurs documents sur Google Drive, le disque dur en ligne maison. Cet espace de stockage multiforme permet de créer des documents texte, des dessins, des feuilles de calcul et des présentations.
Vos documents sont conservés sur Drive, accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet et peuvent être partagés avec des amis, des collègues ou la famille. Une véritable révolution!
Si vous préférez malgré tout conserver vos fichiers sur votre ordinateur et pouvoir travailler hors ligne, choisissez LibreOffice. Cette suite se compose de six applications: traitement de texte, tableur, présentation, dessin, gestion de base de données, éditeur de formule mathématiques. Le passage d’Office à ces outils s’effectue en douceur puisque les documents créés avec Word, Power Point ou Excel sont reconnus sans problème par LibreOffice. Seules les macros Office (VBA) sont ignorées lors de la conversion.
Skydrive Travaillez dans le cloud
SkyDrive offre gratuitement 7 Go d’espace pour le stockage de vos documents et fichiers divers. Il intègre également une suite bureautique en ligne, Office Web Apps, directement inspirée du« vrai» Office.
Microsoft Web Apps
1) Accédez à SkyDrive pour la première fois
Si vous possédez déjà un compte Microsoft, rendez-vous sur le site skydrive devenu OneDrive et identifiez-vous. Dans le cas contraire, vous devez créer un compte. Une opération gratuite qui se fait sur le site. Cliquez sur le bouton « Inscivez-vous » puis sur « Créer un compte maintenant« . Remplissez le formulaire d’inscription, saisissez le code de vérification et cliquez sur « J’accepte ».
2) Créez un nouveau dossier pour abriter vos documents
Vous possédez désormais 7 Go d’espace de stockage gratuit dans le Cloud de Microsoft, lesquels sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile relié à Internet et équipé de l’application SkyDrive (Android, iOS, Windows Phone). Cet espace se gère de la même façon qu’un disque dur classique. Commencez par créer un premier dossier qui accueillera vos documents Office. Dans le menu supérieur, cliquez sur Créer puis Dossier. Saisissez un intitulé, appuyez sur la touche Entrée puis cliquez sur le nom du dossier. Réduisez cette fenêtre en cliquant sur l’icône Niveau inf. située en haut à droite de l’écran.
3) Glissez un fichier Word
Appuyez simultanément sur les touches Windows et E du clavier pour ouvrir !’Explorateur de fichiers de Windows. Pour transférer un document de votre ordinateur vers SkyDrive, il suffit de cliquer sur le fichier en question et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, de le glisser sur la fenêtre SkyDrive. Relâchez le bouton: une copie du document est disponible sur les serveurs de Microsoft.
4) Ouvrez ce fichier depuis votre navigateur
Maintenant que le fichier créé avec Word sur votre PC a été transféré danse Cloud, vous pouvez y accéder depuis n’importe quel ordinateur ou appareil connecté à Internet. Cliquez simplement sur l’icône du document pour l’afficher dans Word Web App, la version gratuite et en ligne du traitement de texte. Vous avez la possibilité de le consulter, mais aussi d’y apporter des corrections. Pour cela, déroulez le menu supérieur et cliquez sur l’option Modifier le Document. Cliquez ensuite sur Modifier dans Word Web App pour accéder aux outils d’édition.
5) Modifiez le fichier grâce aux outils en ligne
L’interface des versions Web App reprend les principaux outils de la suite Office. On y retrouve une barre d’onglets ainsi qu’un ruban d’outils comme sur Word, Excel ou Power Point. Vous pouvez travailler sur le document, y ajouter du texte, modifier la mise en page … Pour intervenir sur les polices de caractères, créer des feuilles de style ou bien encore ajouter un surlignage, placez-vous sur l’onglet Accueil.
6) Insérez des liens et des images
Pour insérer un lien dans votre texte, placez le curseur de la souris à l’endroit souhaité, puis cliquez sur l’icône Lien. Entrez ensuite l’URL de la page Web ou de la vidéo dans la zone Adresse et cliquez sur Insérer (il n’est pas utile d’ajouter du texte dans la zone de saisie Texte affiché). Le lien apparaît dans le corps du texte à l’endroit souhaité. Pour ajouter une image, amenez le curseur à l’endroit voulu. Cliquez sur Image, choisissez un fichier et cliquez sur Ouvrir puis Insérer. L’image est téléchargée sur les serveurs SkyDrive.
Skydrive App
7) Modifiez et retouchez une image
Si l’image téléchargée est trop grande ou trop petite, il est possible de la retravailler. Cliquez sur l’onglet Format de la partie Outils image puis sur Agrandir ou Réduire. Vous pouvez aussi saisir une valeur dans la zone Échelle de manière à adapter l’occupation du visuel sur la page. Appuyez sur la touche Entrée pour valider. Office Web Apps permet par ailleurs de modifier le style de l’image. Cliquez sur l’icône Styles rapides (en forme de flèche noire pointant vers le bas) située à gauche de l’intitulé Réduire. Passez l’icône de la souris sur les différentes options: des infobulles vous renseignent sur le rôle de ces outils. Cliquez sur l’un de ces filtres. L’image se modifie en temps réel. Si vous n’êtes pas satisfait du résultat, cliquez sur l’icône Annuler située en haut de l’écran, à droite de l’icône surmontée d’une disquette. N’oubliez pas d’enregistrer votre document une fois votre travail terminé, faute de quoi vous perdrez le bénéfice de votre travail en quittant SkyDrive.
8) Enregistrez les modifications
Une fois les premiers changements opérés, vous devez penser à le sauvegarder, SkyDrive n’effectuant pas d’enregistrement automatique. Dans l’angle supérieur gauche de l’écran, cliquez sur l’icône en forme de disquette. Si Word Web App fait l’impasse sur les fonctions de mise enpages avancées que l’on retrouve sur la version complète du logiciel, vous pouvez néanmoins ajouter des images à votre document. Cliquez pour cela sur Insérer.
9) Créez un document PowerPoint
Office Web App permet d’intervenir sur des fichiers existants aussi bien que de créer de nouveaux documents. Cliquez sur Créer dans le menu supérieur. Sélectionnez le type de document (Power Point, par exemple), entrez un titre et cliquez sur Créer. Sélectionnez un thème. Entrez un titre et sous-titre et cliquez sur Nouvelle diapositive.
10) Sélectionnez thèmes et transitions puis visionnez le résultat en ligne
Une fois créées les diapositives qui composeront votre présentation, cliquez sur l’onglet Insérer. Sélectionnez une illustration et positionnez-la à l’intérieur de la diapo. Cliquez ensuite sur l’onglet Conception et sélectionnez l’un des thèmes proposés. Choisissez l’effet visuel qui ponctuera le passage d’une diapo à l’autre en cliquant sur l’onglet Transitions puis sur la commande Appliquer partout. Enregistrez votre travail et placez-vous sur l’onglet Affichage. Cliquez sur Diaporama pour visualiser votre œuvre en plein écran.
11) Publiez un document sur votre page Facebook
SkyDrive offre des passerelles vers l’incontournable Facebook. Ouvrez le document que vous souhaitez partager dans Office Web Apps. Cliquez sur l’onglet Partager puis sur Publier dans Facebook en colonne gauche. Cochez la case Facebook, ajoutez éventuellement un commentaire, autorisez ou non vos amis à modifier le document et cliquez sur Publier. Si vous n’êtes pas connecté à Face book, vous devrez entrer vos identifiants de connexion et permettre à Microsoft d’accéder à votre compte. Cliquez sur Fermer pour finir. Si vous vous connectez à Facebook, vous pourrez vérifier que le document est bien publié sur votre mur et modifier les autorisations.
12) Basculez en mode OpenDocument
Office Web App ne permet pas de travailler en mode déconnecté. Pour intervenir sur vos documents sans être relié à Internet, vous devez les avoir téléchargés au préalable sur le disque dur de l’ordinateur. Vous pourrez ainsi les ouvrir avec la version classique de Word, Excel ou Power Point. Vous n’êtes pas équipé de la suite gratuite Office, mais utilisateur d’OpenOffice ? Modifiez le format de fichier par défaut. Cliquez sur l’icône des paramètres, sur Options, Formats de fichiers Office et cochez l’option Format Open Document puis cliquez sur Enregistrer. Les documents seront sauvegardés dans le format OpenOffice.
13)Installez l’appli SkyDrive sur une tablette ou un smartphone
Appli Skydrive
SkyDrive se décline sous la forme d’une application gratuite pour smartphones et tablettes sous Windows Phone, Android, iPhone et iPad. Effectuez une recherche depuis votre magasin d’applications directement depuis votre mobile et installez SkyDrive puis entrez vos identifiants de connexion. Vos dossiers en ligne s’affichent à l’écran. Appuyez sur l’un d’eux pour accéder à son contenu. Les icônes au bas de la fenêtre SkyDrive permettent de télécharger de nouveaux éléments, de créer des dossiers et de synchroniser vos données dans le cloud Microsoft.
Microsoft Office a-t-elle encore des atouts ?
Après avoir testé les possibilités offertes par la suite bureautique gratuite Office Web Apps, on en vient à se demander s’il est bien nécessaire de débourser plus de 100 € pour disposer du «vrai» Office 365 ? Pour un usage familial, Office Web Apps peut suffire puisqu’on y retrouve les principales fonctions de Word, Excel, Power Point et OneNote. Par contre, les utilisateurs plus exigeants regretteront de ne pas disposer des outils les plus puissants de la suite Office (correction grammaticale, travail collaboratif, options avancées de mise en pages notamment), ni des modules Outlook, Publisher et Access.
Dans la deuxième partie de ce tutoriel, nous aborderons la suite office de Google
