Les applications en ligne proposées par Google dans l’espace Internet nommé Drive vous permettent de rédiger des textes ou d’utiliser des tableaux sans installer de coûteux logiciels.
Dès l’apparition des ordinateurs domestiques, le traitement de texte est devenu la principale application, pour rédiger des courriers ou concevoir des documents à l’aide de modèles. Malheureusement, le texte est le parent pauvre des propositions et les quelques idées préconçues disponibles concernent par exemple le curriculum vitae (mais en anglais), ou encore des thèmes totalement hors sujet pour nous autres Européens (des rapports de pole, des demandes d’assistance sanitaire…). Le tableur et ses célèbres feuilles de calcul font également partie de notre univers micro-informatique depuis sa naissance.
L’application Google suffit amplement à remplir sa mission de création de tableaux et calculs financiers, tels que le budget personnel ou la simulation d’un prêt à long terme. Sans avoir besoin de dessiner à main levée, vous trouverez également pratique la possibilité d’exprimer des données chiffrées par des graphiques plus parlants.
Une fois à l’aise dans la manipulation des outils et des formules, vous pourrez créer des feuilles de calcul de plus en plus complexes. Au départ cependant, mieux vaut à mon sens s’en remettre aux nombreux modèles disponibles. Pour tous ceux d’entre vous qui ne désirent pas passer des heures à concevoir des documents originaux, vous trouverez nombre de modèles permettant d’entrer ses textes, ses chiffres ou ses idées dans des mises en page préétablies.
Certes, votre créativité n’est pas mise à profit mais la majorité des modèles proposés répondent à des critères aussi essentiels que la facilité d’entrée des données et la lisibilité. Quand vous vous sentirez à l’aise avec ces squelettes, libre à vous de panacher les bonnes idées d’un modèle à l’autre pour concevoir un document personnel.
Créez votre compte en ligne
Si l’on se fie à l’adage selon lequel « on n’a rien sans rien », vous ne pourrez effectivement pas bénéficier de toutes les ressources des applications Google sans avoir auparavant créer gratuitement votre compte en ligne. L’inscription ne prend que quelques secondes et, contrairement aux idées reçues, n’impose pas de créer une adresse Internet Gmail. A partir du moment où votre compte est validé, vous pouvez commencer à créer des documents qui seront ensuite automatiquement sauvegardés en ligne. Plus tard, vous déciderez des droits d’accès respectifs accordés à vos contacts et devrez maintenir l’ordre dans les mises à jour. https://drive.google.com
Rédigez un texte sans Word
Si vous utilisez Word ou un de ses équivalents, vous ne serez pas dépaysé par l’outil de Google car les fonctions disponibles sont exactement les mêmes.
Saisissez du texte
La barre de menu présente dans un ordre connu toutes les possibilités d’action sur un texte. Certes, contrairement aux logiciels plus fournis, vous trouverez peu de polices de caractère mais cela devrait finalement vous aider à rédiger des textes lisibles.
Publiez votre prose
L’un des intérêts de Google Drive est bien entendu la possibilité de partager vos textes, tableaux ou présentations avec vos contacts et relations professionnelles. Il vous suffit alors de cliquer sur Partager en haut à droite de la fenêtre puis de décider d’ajouter des adresses e-mails.
Faites traduire
Profitant des possibilités de traduction offertes par Google, vous pouvez, après avoir sélectionné tout ou partie du texte, en demander une traduction en temps réel. Attention cependant car le résultat de la traduction s’ouvre alors dans une autre fenêtre et constitue un autre document.
Récupérez un texte
Si la période d’essai d’un des traitements de texte payants est bientôt arrivée à terme, vous pouvez sans frais télécharger votre document déjà rédigé sur le PC et l’importer dans Google Drive. Pour cela, cliquez sur importer en haut à gauche de la fenêtre.
Utilisez les liens dynamiques
Puisque vous travaillez en ligne sur un document original ou l’un de ceux que vous auriez importés, vous remarquerez que toutes les adresses Internet saisies peuvent devenir dynamiques. Pour cela, sélectionnez l’adresse à la souris puis cliquez sur le bouton droit et choisissez alors l’option Liens dans ce menu contextuel. Une fenêtre additionnelle vous demande alors où vous désirez rediriger le clic effectué sur le texte sélectionné. puis vous propose de tester le lien. S’il fonctionne, validez par OK. Désormais, un clic sur l’adresse vous propose de vous y rendre de ce pas.
Créez des tableaux sans Excel
Passionné des présentations de résultats sous forme de tableau, vous pouvez tout concevoir en ligne grâce à un écran principal qui vous sera familier.
Remplissez un tableau
Commencez par rentrer les données désirées dans les bonnes lignes et colonnes. A la fin de cette opération seulement, vous pouvez alors manipuler les données saisies et la présentation à l’aide de toutes les options de la barre de menus. Ajouter par exemple un commentaire textuel sur une cellule est un jeu d’enfant.
Concevez un graphe de données
Comme dans tous les tableurs qui se respectent, la présentation de données sous forme graphique (de l’histogramme au camembert en passant par la courbe de tendance) est bien entendu proposée dans les options de votre feuille de calcul. À partir de Insertion, choisissez le graphe désiré.
Utilisez des formules
Le recours à des formules est quasiment obligatoire si vous voulez obtenir des résultats automatiques et visualiser vos gains ou pertes. Ainsi par exemple, la formule =(B2*C2)-D2 multiplie un prix de vente par le nombre vendu duquel on soustrait ensuite les frais de fabrication.
Complétez votre tableau
La feuille de calcul n’échappe pas à la règle des gadgets et quelques modules additionnels sont disponibles, par exemple pour représenter des données qui « ne parlent « pas assez à ceux qui y ont accès en cas de partage. En cliquant sur Insertion, vous accéderez alors à quelques suggestions.
Songez au stockage gratuit
Bien que l’activité de Google Labs (un centre de développement d’applications et de gadgets) soit totalement en sommeil, les logiciels regroupés dans Google Drive se voient proposer un espace de stockage en ligne, spécialement depuis la concurrence de Dropbox ou encore du Skydrive de Microsoft. Sachez enfin que les documents texte peuvent désormais bénéficier des numéros de page, fonction essentielle si vous rédigez des dizaines de pages. Les commentaires permettront à d’autres internautes de faire des remarques sur vos documents, sans pour autant pouvoir les modifier.
Ayez recours aux modèles
Plutôt que de recréer sans cesse de nouveaux courriers ou tableaux de bord, pensez à recourir aux modèles, autrement nommés « Templates ».
Accédez aux modèles
En cliquant sur Rechercher des modèles, vous accédez à une page entièrement consacrée aux modèles (templates en anglais). Si la majorité des menus et commentaires est en français, c’est rarement le cas des descriptifs associés à chaque modèle proposé. Cliquez alors sur le bouton Traduire pour obtenir des textes français.
Visualisez les propositions
Avant de choisir un modèle de document version Google, je ne saurais trop vous conseiller de cliquer sur Aperçu chaque fois qu’une application vous semble pertinente. Vous remarquerez d’ailleurs que nombre de modèles tournent autour des agendas, de la gestion de projet et des finances personnelles.
Recherchez des exemples
Puisque Google est au départ un moteur de recherche, vous avez tout naturellement la possibilité de rechercher des modèles sans feuilleter la galerie de départ. Utilisez dans ce cas un ou plusieurs mots-clés. Si par exemple vous choisissez rugby, vous obtiendrez des réponses sous la forme de modèles feuille de calcul.
Récupérez votre choix
Si l’aperçu vous convainc, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton Utiliser ce modèle. Attention toutefois, car certaines applications ne peuvent décidément pas être affichées dans leur intégralité sur la page Internet. Basculez alors dans le mode affichage liste.
La vraie limite des modèles
Grace aux modèles de documents, vous gagnez un temps précieux et n’avez pas ensuite à chercher un nouveau visuel. Cette ressource doit cependant être utilisée avec parcimonie car la communauté des internautes qui propose des modèles réside Outre-Atlantique et ne fournit pas nécessairement ce qui vous sera utile dans l’hexagone. Heureusement, à partir de l’option recherche de documents, vous pouvez saisir une requête en précisant son type (texte, tableau, présentation) mais surtout en lui donnant un nom signifiant.
Bon travail !