Pas une minute à perdre ! Avec cet agenda aux multiples facettes, disponible sur ordinateur et sur mobile, plus question d’oublier le moindre rendez-vous.
1) Accédez à l’agenda
À partir du moment où vous possédez un compte Google, vous avez potentiellement accès aux services de l’agenda. Connectez-vous à votre compte, puis cliquez sur l’icône Applications (neuf carrés superposés) et sur Agenda. La vue par défaut embrasse une semaine complète.
Vous pouvez modifier l’affichage en cliquant sur Jour, Mois ou 4 jours. Le bouton Planning liste les événements à venir. Les flèches situées à gauche de la date du jour servent à changer de jour, de semaine ou de mois. Utilisez la molette pour dérouler l’agenda.
2) Créez un nouvel événement
Cliquez sur Créer en colonne gauche. Nommez l’événement. Cliquez sur la date du jour puis sur celle de l’événement. Cliquez sur les deux fenêtres d’heure afin de sélectionner l’horaire de début et de fin. Si l’événement n’est pas lié à une heure particulière, cochez la case Toute la journée. A l’intérieur de l’onglet Détails de l’événement, insérez le lieu du rendez-vous (Google invite à saisir une adresse afin de géolocaliser l’événement) ainsi qu’une éventuelle description. Cochez une couleur pour repérer facilement le rendez-vous.
3) Activez des alertes
Il serait dommage de rater une réunion pour avoir omis d’activer les options d’alerte! Dans la partie Notifications, E-mail, entrez l’heure laquelle vous souhaitez recevoir un courriel de rappel. Il sera envoyé à votre adresse Gmail. Faites de même avec la notification Pop-up afin d’être averti via une petite fenêtre à l’écran de votre PC. Cliquez sur Ajouter une notification, déroulez la nouvelle fenêtre et cliquez sur SMS. Si vous disposez d’un smartphone sous Android doté d’un compte Google, vous serez également averti par SMS.
4) Ajoutez des récurrences
Dans le cas d’un événement appelé à se répéter, cochez la case Récurrence, déroulez le menu Récurrent et indiquez la périodicité (tous les jours, semaines, etc.) Vous pouvez également définir la fréquence (Répétez toutes les...) et limiter la répétition à une période donnée en indiquant le nombre de récurrences (après X répétitions) ou en précisant la date de début et de fin. Combinez ces différents paramètres et validez.
5) Invitez des contacts
Vous n’êtes pas forcément le seul à prendre part à l’événement. Pour convier d’autres participants, insérez leurs adresses mails dans le champ Invités et cliquez sur Envoyer un email aux Invités. Ajoutez une note explicative dans la zone de saisie Message, puis cliquez sur le bouton Envoyer. Les réponses à votre invitation, qu’elles soient ou non positives, apparaissent dans le volet Invités en colonne droite.
6) Maîtrisez votre communication
Par défaut, les invités ne peuvent pas changer les paramètres de l’événement Pour activer ce droit, cochez l’option Modifier l’événement. A vous aussi de décider s’ils peuvent ou non inviter d’autres contacts et afficher la liste des invités en cochant les options proposées dans le volet «Les Invités peuvent» Cliquez sur Publier l’événement et copiez-collez le lien sur votre blog ou site Web pour publier l’événement et annoncer, par exemple, la nouvelle formation que vous proposez sur votre site web !
7) Créez et partagez des agendas
Pour créer un second agenda, consacré par exemple à votre vie professionnelle, cliquez sur la flèche située à droite de l’intitulé Mes agendas, puis sur Créer un agenda. Nommez-le, ajoutez une description et insérez l’e-mail du contact avec qui vous souhaitez le partager (il doit posséder un compte Google). Déroulez le menu Paramètres d’autorisation et activez l’une des options proposées. Terminez par le bouton Créer l’agenda. Pour passer de l’un à l’autre, cliquez sur Mes agendas, puis sur le calendrier de votre choix.
8) Profitez de vos agendas en déplacement
Si vous possédez un smartphone Android, vous disposez d’un compte Google et pouvez installer l’appli Google Agenda depuis le Play Store. Entrez vos identifiants Google, appuyez sur l’icône en haut à droite (trois carrés superposés), puis sur Actualiser pour partager les données avec votre ordinateur. Il est possible de créer un nouvel événement en effleurant l’icône +. Déroulez ensuite l’affichage pour affiner l’horaire du rendez-vous, inviter des contacts, ajouter une pièce jointe enregistrée sur Google Drive, etc.
9) Importez et paramétrez vos agendas
Depuis le PC, cliquez sur l’icône crantée Paramètres puis à nouveau sur Paramètres. Depuis l’onglet Général, modifiez les formats de date et d’heure, sélectionnez la vue par défaut, etc. L’onglet Agendas donne accès à l’importation d’agendas Outlook (exportez ce dernier au préalable au format iCalendar), à l’ajout de la météo du jour ainsi qu’aux dates d’anniversaires des contacts de votre répertoire. L’onglet Configuration de mobile sert à vérifier le numéro du smartphone afin que vous puissiez être averti des futurs événements par SMS.
10) Supprimez un agenda
Vous avez créé trop d’agendas et souhaitez en supprimer un? Cliquez sur la flèche située à droite du nom du calendrier, puis sur Paramètres de l’agenda. Au bas de la nouvelle fenêtre, cliquez sur Supprimer définitivement l’agenda. Cochez la case Oui et cliquez sur Supprimer pour tous les utilisateurs. Si vous pensez en avoir besoin plus tard, contentez-vous de vous désabonner.
Ajoutez des fonctions à l’agenda grâce au Labo Google
Cliquez sur l’icône crantée Paramètres, puis sur Labos. Une douzaine de fonctions expérimentales peuvent être activées d’un simple clic. Testez par exemple Rendez-vous suivant en bas de page. Cliquez sur Activer, Enregistrer. Le nom du prochain événement ainsi qu’un compte à rebours horaire s’affichent désormais en colonne droite de l’interface de Google Agenda.
Autre fonction intéressante: la possibilité d’activer une horloge internationale. Cliquez en colonne droite sur Paramètres, cochez le ou les pays qui vous intéressent pour afficher l’heure locale en temps réel et cliquez sur Enregistrer.
Testez également la fonction Changement de date afin de circuler rapidement vers un point éloigné de l’agenda et y créer un futur rendez-vous. Activez la fonction Refus automatique des événements pour bloquer des créneaux à l’intérieur desquels vous n’êtes pas disponible pour des réunions.
