Le géant américain Google propose un agenda qui peut être synchronisé entre de nombreux appareils et que l’on peut aussi facilement partager.
Voici quelques astuces pour mieux l’utiliser au quotidien et ainsi travailler plus efficacement.
Si vous avez enregistré une adresse e-mail en Gmail, Google crée alors automatiquement un agenda à votre attention afin d’y enregistrer tous les événements que vous voudrez bien renseigner. Ainsi, à chaque nouveau rendez-vous, vous avez la possibilité d’ être prévenu par notification sur votre smartphone sous Android ou autre, ou de recevoir un e-mail vous prévenant d’une tâche à réaliser prochainement.
Outre le fait d’être prévenu, sachez qu’il est également possible d’alerter automatiquement d’autres personnes qui pourraient être concernées par cette tâche. Elles n’ont même pas l’obligation d’avoir une adresse Gmail. Pour cela, il suffit de créer un agenda partagé qui regroupe tous les événements désirés et dont les rendez-vous peuvent apparaître tout aussi automatiquement dans votre agenda principal que dans celui des autres personnes. Comment faire ? C’est assez simple ! Il vous suffit de suivre toutes les étapes qui vous sont proposées au sein de ce pratique Google Agenda.
Créez un compte Google
La première étape pour profiter de l’agenda de Google est de créer un compte si cela n’est pas déjà fait. Pour ce faire, rendez-vous sur la page https://accounts.google.com. Remplissez tous les champs demandés en prenant soin de choisir un nom d’utilisateur, ce qui vous permettra d’avoir une adresse mail en Gmail.
Une fois cette étape réalisée, les serveurs de Google créent automatiquement et instantanément un compte avec l’identifiant que vous avez renseigné. L’opération ne prend qu’une minute à peine. Avec ce compte Google, vous avez la possibilité d’accéder à tous les services du géant américain : Recherche synchronisée sur différents appareils, Gmail, Maps, YouTube, Drive (pour le stockage de documents en ligne), Photos, Play Store et Chrome en mode synchronisé entre vos différents périphériques informatiques et mobiles.
Une fois votre compte Google créé, le navigateur ouvre automatiquement l’interface de gestion des e-mails. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône représentant 9 minuscules carrées en haut à droite de la fenêtre. Cliquez ensuite sur Agenda.
Google Agenda sur mobiles Android ou iOS
Si vous disposez d’un smartphone sous Android, celui-ci se synchronise automatiquement avec l’agenda général de Google. Une application Gmail y est systématiquement installée. Pour les utilisateurs d’iPhone, l’opération n’est pas induite par défaut. Il faut télécharger l’application Google Calendar disponible sur iTunes, la plateforme de téléchargement d’applications et sur l’App Store, pour les smartphones d’Apple.
Attention, la version 7.0 d’iOS est requise. Ensuite, sur iPhone, il faut se connecter avec son compte Google pour voir apparaître tous les événements qui ont été sauvegardés au sein du calendrier et qui sont synchronisés. Il est cependant possible de continuer à utiliser le calendrier Apple, mais quelques fonctions ne marcheront pas, comme l’envoi par e-mail des notifications ou la création de nouveaux agendas par exemple. Sur votre iPhone ou votre iPad, ouvrez les Paramètres puis Mail, Contacts, Calendrier. Faites Ajouter un compte puis Google. Pour synchroniser uniquement le calendrier, désactivez les autres services.
Partagez votre emploi du temps
Maintenant que vous disposez de votre agenda Google, voyons comment en créer un qui sera partagé entre plusieurs personnes, vous permettant de connaître vos emplois du temps respectifs afin de mieux collaborer. Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres de l’Agenda en cliquant sur la roue crantée, en haut à droite de la page puis sélectionnez l’option Paramètres. Ensuite, commencez par régler, si nécessaire, le fuseau horaire, le format d’affichage de la date (par défaut en mode américain), le format de l’heure et la référence du premier jour de la semaine. Ensuite, cliquez sur l’onglet Agendas, en haut à gauche de la fenêtre. Vous pouvez également accéder à la page suivante en cliquant sur la flèche Mes agendas sur la page principale de l’agenda Google puis sur Paramètres ou sur Créer un agenda. Sur la page des paramètres de l’agenda, cliquez sur le bouton Créer un agenda.
Choisissez avec quelles personnes partager
Sur la page suivante, donnez un nom à ce nouvel agenda. Indiquez éventuellement une description. Vérifiez bien le fuseau horaire. Dans la rubrique Partager avec des personnes en particulier, saisissez l’adresse e-mail de l’un de vos proches ou de vos collaborateurs afin que celui-ci puisse accéder au nouvel agenda ainsi créé.
Dans le menu déroulant présent sur la même ligne que l’adresse de la personne avec laquelle vous souhaitez partager l’agenda, sélectionnez le niveau d’autorisation souhaité : Afficher le détail des événements, Apporter des modifications et gérer le partage, Apporter des modifications aux événements, Afficher uniquement les informations de disponibilité. Selon que vous désirez que la ou les personnes puissent apporter des modifications à l’agenda ou qu’elles puissent uniquement consulter votre emploi du temps, vous choisirez l’une ou l’autre des options proposées. Enfin, cliquez sur le bouton Ajouter la personne puis cliquez sur le bouton Créer l’agenda.
Modifiez l’agenda à tout moment
Votre nouvel agenda est maintenant visible sur la page principale de l’agenda proposé par défaut par les services de Google. Il est signalé par un code couleur différent du principal. La ou les personnes dont vous avez saisi les adresses e-mails reçoivent un message électronique quelques minutes après la création de l’agenda.
Ce message indique que les personnes disposent d’un droit d’accès pour gérer les événements et les paramètres de partage, le cas échéant. L’agenda est alors automatiquement ajouté au compte Google Agenda du correspondant si celui-ci dispose d’un tel compte. Un lien est également présent pour afficher l’agenda partagé en question.
A tout moment, vous avez la possibilité de supprimer l’agenda partagé, d’ajouter ou de supprimer de nouvelles personnes autorisées à le consulter. A noter qu’il est aussi possible de partager un agenda avec un groupe Google : au lieu de saisir l’adresse d’une personne, saisissez l’adresse d’un groupe.
