Google Agenda : Pour maîtriser votre planning sur pc et mobile

Si vous manquez d’organisation et oubliez régulièrement un rendez-vous ou une tâche à accomplir, l’Agenda de Google est fait pour vous.

Grâce à lui, vous pouvez transformer votre smartphone en assistant intelligent. Avec une bonne dose d’interactivité et de partage en plus. Les rendez-vous sont accessibles aussi bien depuis un ordinateur, que d’une tablette ou d’un smartphone et les changements opérés sont immédiatement synchronisés sur tous vos appareils.

Google Agenda permet par ailleurs de gérer plusieurs plannings. Une option très pratique pour garder un œil sur ses engagements personnels et professionnels ou encore sur l’emploi du temps des enfants.

Google met aussi l’accent sur la dimension collaborative puisqu’il est possible d’inviter ses amis à un rendez-vous ou de partager un agenda avec ses proches afin qu’ils puissent le consulter ou y inscrire de nouveaux événements. On retrouve enfin les fonctions habituelles de notification des rendez-vous et les différents modes d’affichage, quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Enregistrer et gérer ses rendez-vous

Google Agenda, c’est l’assurance de ne plus rater un seul rendez-vous! Encore faut-il ne pas oublier d’y noter ses engagements et penser à activer les alertes.

Accédez à Google Agenda

Pour utiliser l’agenda, connectez-vous au site (https://www.google.com/calendar) ou cliquez sur l’intitulé Agenda, qui s’affiche en haut de l’écran lorsque vous consultez votre boîte de réception Gmail. Si vous utilisez le navigateur Google Chrome, installez l’application Google Agenda depuis le Chrome Web Store. Vous disposez ainsi d’un accès hors ligne à votre agenda (les nouveaux RDV étant automatiquement synchronisés lors de la prochaine connexion).

Inscrivez un premier rendez-vous

Par défaut, Google Agenda affiche la semaine en cours. Pour noter un événement, cliquez sur la ligne correspondant au jour et à l’heure souhaités. Un volet de saisie apparaît. Indiquez l’intitulé de l’événement dans la zone Objet et cliquez sur le bouton Créer un événement pour sauvegarder le rendez-vous. Si vous souhaitez apporter des précisions, cliquez sur le RDV puis sur Modifier l’événement.

Ajoutez des infos complémentaires

La fenêtre d’édition donne accès à tous les paramètres relatifs au rendez-vous. Il est possible de modifier l’intitulé, de définir un lieu, d’insérer une description, de modifier la couleur (utile pour distinguer certains événements), etc. Une fois les changements effectués, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut de l’écran.

Consultez votre planning

Pour obtenir une vue générale des événements inscrits dans votre emploi du temps, cliquez sur l’onglet Mon planning et sur le lien Tout développer. Depuis cette liste, vous pouvez modifier la couleur attachée à un événement en cliquant sur les carrés colorés ou imprimer l’ensemble de vos RDV (menu Plus,Imprimer). Pour annuler un événement, cliquez sur le lien Supprimer; pour changer l’intitulé, le lieu, l’heure ou la date du rendez-vous, cliquez sur le lien Modifier l’événement.

Ajustez le mode d’affichage

Google Agenda propose plusieurs modes d’affichage. Cliquez sur les onglets Jour, Semaine, Mois ou 4 jours pour obtenir une vue plus ou moins détaillée de votre emploi du temps. Utilisez les flèches placées à droite du bouton Aujourd’hui pour passer au jour, à la semaine ou au mois suivant. Un clic sur le bouton Aujourd’hui permet de revenir à tout moment à la date du jour.

Définissez des alertes

Ouvrez un événement. Par défaut, un rappel par pop-up est programmé. Cliquez sur Ajouter un rappel pour recevoir une notification supplémentaire. Pour supprimer une alerte, cliquez sur la croix située à droite du menu déroulant Heure de rappel. Pour qu’un RDV se répète périodiquement, cochez la case Récurrence, indiquez la périodicité et validez (OK).

Piloter et afficher plusieurs agendas

Vous avez plusieurs vies ? Alors multipliez les agendas et apprenez comment procéder pour que les événements n’interfèrent pas les uns avec les autres. Alertes SMS, pense-bêtes, Google Agenda a tout prévu.

Créez un nouvel agenda

Pour ne pas mélanger vos rendez-vous professionnels et personnels, il suffit d’utiliser deux agendas. Pour créer celui qui accueillera les événements liés à votre travail, déroulez le menu situé à droite de l’intitulé Mes agendas, juste sous le calendrier et cliquez sur Créer un agenda. Indiquez un nom (Pro par exemple) et cliquez sur le bouton Créer l’agenda. Par défaut, les événements des deux agendas s’affichent (lorsque deux RDV se chevauchent, Google vous le signale). Pour ne voir que vos RDV professionnels, déroulez la liste Mes agendas et cliquez sur la commande Afficher uniquement cet agenda dans le menu déroulant de l’agenda Pro.

Ajustez les paramètres d’affichage des agendas

Cliquez sur la flèche pointant vers le bas située à droite de l’intitulé Mes agendas et sur Paramètres. Pour choisir les agendas, placez-vous sur l’onglet Général. Une série de menus déroulants permet de modifier les formats d’heure et de date, d’afficher ou non les week-ends, de changer la vue par défaut (Jour, Semaine, Mois).

Mémorisez la liste des tâches à réaliser

Un gestionnaire de tâches permet de définir des listes de » choses à faire ». Pour créer une tâche, cliquez sur l’intitulé Tâches dans la liste Mes agendas. Un volet apparaît à droite du planning. Cliquez sur l’icône+ située en bas de la colonne. Saisissez l’intitulé de la note (Pressing, par exemple) puis cliquez sur la flèche pointant vers la droite. Il vous reste à indiquer la date limite pour l’exécution de la tâche et à ajouter un éventuel commentaire. Pour enregistrer la note, cliquez sur le lien Retour à la liste. Les tâches s’affichent sur le planning, en haut de la colonne correspondant au jour défini comme limite. Vous pouvez regrouper les notes au sein de listes thématiques. Pour créer une liste, déroulez le menu Changer de liste, Nouvelle liste.

Paramétrez Google Agenda de façon à recevoir des alertes par SMS sur votre mobile

Il est possible, pour chacun des agendas, de recevoir des alertes par SMS afin de ne pas manquer tel ou tel événement. Déroulez le menu Mes agendas, cliquez sur la commande Paramètres puis sur l’option Configuration de mobiles . Indiquez votre numéro de téléphone et cliquez sur Envoyer le code de validation. Recopiez le code à six chiffres reçu par SMS sur votre mobile et cliquez sur Terminer la configuration.

Recevez le planning du jour sur votre mobile

L’écran suivant permet de définir les événements qui donneront lieu à une alerte SMS: un contact qui vous invite à u n événement, un rendez-vous modifié ou annulé, etc. La dernière option permet de recevoir par mail, chaque matin, le planning de la journée.

Le Labo de Google ne cesse d’innover. Pour bénéficier de ses dernières créations, cliquez sur l’icône Paramètres à droite de la barre de menus de Google Agenda puis sur Labos. Déroulez la liste des fonctions proposées, toutes désactivées par défaut. Si un outil vous intéresse, cochez la case Activer puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Ces options cachées permettent d’afficher un planning sur l’année, d’ajouter des pièces jointes aux événements, de visualiser en temps réel la disponibilité de vos contacts.

Partager un planning et lancer des invitations

Que vos amis soient ou non passés à Google Agenda, vous pouvez facilement les tenir informés de vos rendez-vous, les convier à un événement et même partager avec eux l’intégralité de votre planning.

Lancez une invitation

Pour convier vos amis à participer à un petit dîner, créez un nouvel événement. Basculez en mode édition. Saisissez une adresse mail dans le champ Ajouter des invités et cliquez sur Ajouter. Lorsque la liste est complète, cliquez sur le bouton rouge Enregistrer, situé en haut à gauche de l’écran, puis sur Envoyer. Vous pouvez convier d’autres contacts à tout instant en cliquant sur le lien Ajouter des Invités.

Définissez les droits accordés aux personnes invitées

Une fois la liste des invités établie, il est possible d’indiquer si la présence d’un convive est obligatoire (pour l’invité principal d’un anniversaire par exemple). Cliquez sur l’icône en forme de buste placée à gauche du nom de chaque convive. Lorsque l’icône est transparente, la présence est facultative. La section Les invités peuvent permet de définir si les convives sont autorisés à modifier l’événement, à inviter d’autres personnes ou s’ils ont accès à la liste des autres invités. Cochez les cases et cliquez sur Envoyer un e-mail pour les prévenir.

Partagez votre agenda …

Si vous souhaitez que vos proches aient accès à votre planning, passez le curseur sur le nom de l’agenda, cliquez sur la flèche et sur Partager cet agenda. Entrez l’adresse mail du contact autorisé à consulter votre emploi du temps et déroulez le menu Paramètres d’autorisation afin de fixer les droits de votre invité: affichage uniquement, modification autorisée, gestion des paramètres de partage, etc. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Ne cochez surtout pas la case Rendre cet agenda public, sans quoi tout le monde aura accès à vos données.

… et publiez-le

Cliquez sur les paramètres de l’agenda afin de connaître l’adresse (URL) de votre planning. Cliquez sur le bouton HTML qui figure devant l’intitulé ID de l’agenda. Copiez le lien et collez-le dans le mail d’invitation que vous enverrez aux personnes autorisées à consulter ou modifier l’agenda. Pour publier votre agenda sur un site Web ou un blog perso, copiez le code affiché dans le champ situé à droite de la vignette en forme de page Web et collez-le dans le site. Le lien Supprimer définitivement l’agenda efface de façon irrémédiable le planning et les données qu’il abrite.

Synchronisez vos agendas

Pour bénéficier de votre agenda sur votre smartphone, installez l’appli gratuite Google Agenda depuis le Play Store d’Android. Appuyez sur la date du jour pour choisir un affichage à la journée, à la semaine ou au mois. Pour synchroniser le planning avec votre ordinateur, appuyez sur l’icône des paramètres et sur Actualiser. Si vous disposez de plusieurs agendas, déroulez le menu des paramètres, appuyez sur Agenda à afficher puis Agenda à synchroniser. Cochez les agendas à synchroniser et appuyez sur OK pour valider.