Que ce soit pour mettre en place un projet personnel ou un événement qui implique plusieurs participants, l’appli Trello vous aide a planifier vos actions et à suivre leurs avancées en temps réel sur votre PC ou sur l’écran d’un smartphone.
Démarrez un projet
Trello est un service gratuit. Mais avant de pouvoir l’utiliser, vous devez créer un compte sur le site https://trello.com/login. Une fois votre inscription validée, cliquez sur l’icône + en haut à droite de l’écran, puis sur Créer un tableau pour lancer un projet. Indiquez un intitulé. Sélectionnez ensuite le bouton Créer puis l’étoile à droite du nom du projet afin de l’ajouter aux favoris.
Créez des listes de tâches
Un projet (ou tableau) est constitué d’une suite d’actions à réaliser. Par exemple, un déménagement suppose d’enchaîner différentes étapes: louer un camion, acheter des cartons, emballer meubles et vêtements, résilier les abonnements EDF et Internet, etc. Chacune demande à son tour de prévoir une série de tâches. Pour définir la première étape du projet, saisissez son intitulé dans le champ Ajouter une liste. Optez pour Enregistrer, puis ajoutez autant de listes que nécessaire.
Détaillez chaque action
L’ordre des listes se modifie en glissant les éléments sur le tableau avec la souris. Remplissez-les en détaillant les tâches (ou cartes) qui s’y référent. Activez Ajouter une carte, puis Ajouter afin d’associer dans une même Liste des actions similaires, dont l’ordre peut être aussi changé par glisser-déplacer.
Fixez des échéances
Si une tâche doit être accomplie dans un délai donné, choisissez sa carte puis placez-vous sur le bouton Échéances, à droite de la fenêtre des options Indiquez une date et validez avec Enregistrer. Cliquez sur l’intitulé Calendrier en haut à droite du tableau pour visualiser l’ensemble des événements programmés.
Attachez des documents à une carte précise
Pour lier un document à une tâche, cliquez sur cette dernière, puis sur Pièce jointe, à droite du volet des paramètres. Pointez vers une photo, une vidéo, une facture ou encore une notice et sélectionnez Ouvrir. Pour distinguer les différentes tâches, Trello vous invite à utiliser un code couleur. Choisissez une action, cliquez sur étiquettes et faites votre choix dans la palette.
Archivez les étapes réalisées
Si vous souhaitez retirer du tableau une carte achevée, survolez-la avec le curseur de la souris, et cliquez sur l’icône en forme de crayon qui apparaît dans le coin droit, puis sur Archiver. Vous pouvez également opter pour les « points de suspension » à droite de l’intitulé d’une liste puis choisir Archiver cette liste. Si vous préférez garder les tâches effectuées sous les yeux, activez Afficher le menu Outils supplémentaires et Stickers. Glissez alors un autocollant de validation sur la tâche pour marquer l’état d’avancement.
Filtrez les divers éléments
Les étiquettes de couleur associées aux différentes tâches du projet servent également de filtres d’affichage. Pour ne garder visibles que celles surlignées en rouge, par exemple, rendez-vous dans Afficher le menu, Filtrer les cartes et cochez la teinte voulue. Si vous désirez connaître les prochaines échéances, utilisez les liens au bas du volet Filtrer les cartes: Expire la semaine suivante, En retard, etc.
Partagez votre événement
Quand plusieurs participants sont concernés, choisissez Afficher le menu, Ajouter des membres puis Invitez des personnes en leur fournissant un lien spécial… Copiez le lien qui s’affiche et insérez-le dans un mail d’invitation. Dès qu’ils l’activeront, les destinataires seront dirigés vers une page d’accueil. Pour accéder au projet, ils devront s’identifier s’ils sont déjà inscrits à Trello, ou ouvrir un compte.
Trello pour Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=fr
Trello pour iPhone: https://itunes.apple.com/fr/app/trello/id461504587?mt=8
